WhatsApp kann im Reisebüro gut funktionieren, wenn drei Dinge geregelt sind: ein geschäftlicher Zugang statt privater Handys, Werbung nur mit Einwilligung und klare Regeln, wer im Team antwortet. Arbeiten mehrere Kolleg:innen mit einer Nummer, eignet sich die offizielle WhatsApp-Business-Schnittstelle mit einem gemeinsamen Postfach meist besser als die App auf einem Diensthandy. Ob Dein Einsatz datenschutzrechtlich passt, klärst Du im Einzelfall mit Deiner Datenschutzberatung.
Warum WhatsApp für Reisebüros so interessant ist
Deine Kund:innen sind längst dort. Laut ARD/ZDF-Onlinestudie 2022 nutzten 82 Prozent der deutschsprachigen Bevölkerung ab 14 Jahren WhatsApp mindestens einmal pro Woche. Für ein Reisebüro passt das gut: Eine kurze Rückfrage zum Transfer, ein Foto vom Pass, „Habt Ihr noch was für die Herbstferien?“ – das schreibt man lieber, als in der Warteschleife zu hängen.
Der Haken: Ohne Regeln wird WhatsApp schnell zum Chaos. Nachrichten landen auf dem Handy der Kollegin, die gerade im Urlaub ist, niemand weiß, was schon beantwortet wurde, und Kundendaten liegen auf privaten Geräten.
Privat-Handy, Business-App oder Schnittstelle: die drei Wege
Das private Handy scheidet aus: Kundendaten gehören nicht auf private Geräte, und wenn jemand das Büro verlässt, gehen die Gespräche mit.
Die WhatsApp-Business-App richtet sich laut WhatsApp an kleine Unternehmen, die Gespräche persönlich führen. Eine Nummer lässt sich auf einige zusätzliche Geräte verknüpfen. Für ein Büro mit ein, zwei Personen kann das reichen.
Die WhatsApp-Business-Plattform ist die offizielle Schnittstelle für Unternehmen. Du nutzt sie nicht direkt, sondern über ein Programm, das alle Nachrichten in einem gemeinsamen Postfach zeigt. Dort kann das Team Gespräche zuweisen, Notizen hinterlegen und mit Vorlagen arbeiten.
Datenschutz: worauf es ankommt
Die folgenden Punkte sind eine Orientierung (Stand Oktober 2026), keine Rechtsberatung:
- Adressbuch. Die App kann auf das Adressbuch des Handys zugreifen und Telefonnummern an WhatsApp übertragen, auch von Menschen, die WhatsApp gar nicht nutzen. Datenschutz-Aufsichtsbehörden kritisieren das seit Jahren. Ein Diensthandy ohne private Kontakte oder die Schnittstelle ohne Handy-Adressbuch entschärfen das.
- Alternative anbieten. Niemand sollte gezwungen sein, WhatsApp zu nutzen. Telefon und E-Mail bleiben immer als gleichwertige Wege offen.
- Informieren. Nenne WhatsApp in Deiner Datenschutzerklärung und erkläre, wofür Du es nutzt.
- Vertrag mit dem Anbieter. Mit dem Anbieter Deines Postfach-Programms brauchst Du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Sparsam mit sensiblen Daten. Passkopien, Gesundheitsangaben oder Zahlungsdaten schickst Du besser über einen anderen, dafür vorgesehenen Weg, und Du löschst sie, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.
Werbung per WhatsApp: nur mit Einwilligung
Antworten auf eine Anfrage sind kein Problem: Wer Dich nach Angeboten fragt, bekommt Angebote. Anders ist es, wenn Du von Dir aus werbend schreibst, etwa mit einem Newsletter oder Last-Minute-Angeboten.
- Das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb verlangt für Werbung per „elektronischer Post“ eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Nach verbreiteter Auffassung, etwa der IHK Bonn, zählen dazu auch WhatsApp-Nachrichten.
- Auch WhatsApp selbst verlangt, dass Unternehmen vor Nachrichten an Kund:innen deren Zustimmung einholen.
- Halte fest, wann und wie jemand eingewilligt hat, und mach das Abmelden leicht, etwa mit „Schreib STOPP“.
Was WhatsApp für Unternehmen kostet
Die Business-App lässt sich kostenlos herunterladen und nutzen. Für die Business-Plattform rechnet Meta seit dem 1. Juli 2025 je Nachricht ab: Bezahlt werden zugestellte Vorlagen-Nachrichten, die je nach Art (Marketing, Service-Info, Bestätigungscode) und Land unterschiedlich viel kosten. Schreibt Dir eine Kundin, öffnet sich ein 24-Stunden-Fenster. Darin sind Deine freien Antworten kostenlos. Danach darfst Du nur noch mit vorab freigegebenen Vorlagen schreiben.
Dazu kommt die Software für das Postfach. Ein Beispiel: Superchat, ein gemeinsamer Posteingang für WhatsApp, Instagram, Facebook, E-Mail und mehr, kostet ab 79 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, zzgl. MwSt. eniyan ist Vertriebspartner von Superchat und erhält für Vermittlungen eine Provision.
So klappt WhatsApp im Team
- Eine Nummer fürs Büro. Die Büronummer steht auf Website, Google-Profil und Visitenkarte, keine privaten Nummern.
- Klare Zuständigkeit. Jede Unterhaltung hat eine verantwortliche Person. Wer im Urlaub ist, übergibt.
- Antwortzeiten nennen. Eine automatische Begrüßung mit Deinen Zeiten nimmt Druck raus: „Wir antworten Montag bis Freitag zwischen 9 und 18 Uhr.“
- Vorlagen für Wiederkehrendes. Unterlagen, Online-Check-in, Zahlungserinnerung, Bitte um Bewertung (Achtung: Letzteres gilt rechtlich schnell als Werbung).
- Notizen statt Gedächtnis. Was besprochen wurde, steht in der Unterhaltung oder im Kundenprofil, nicht im Kopf einer Person.
- Abschluss. Gespräche, die erledigt sind, werden geschlossen. So sieht jede:r, was noch offen ist.
Superchat richten wir mit Dir ein und schulen Dein Team; für Fragen im Alltag gibt es unsere Superchat-Hotline.